Die E-Rechnung: Ein Wegweiser zur Digitalisierung und IT-Compliance

Die E-Rechnung: Ein Wegweiser zur Digitalisierung und IT-Compliance

Die Einführung und Nutzung von E-Rechnungen ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung für Unternehmen. Inzwischen gibt es auch gesetzliche Regelungen, die Unternehmen zum aktiv werden zwingen. Im folgenden Artikel klären wir über Vorteile, technische Anforderungen und rechtliche Hintergründe der E-Rechnung auf.

Durch das durch die Ampelregierung verabschiedete Wachstumschancengesetz wird die Nutzung von E-Rechnungen schrittweise zur Pflicht:

– Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

– Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen.

– Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen ausstellen.

Was bedeuten diese Anforderungen für Wohnungsunternehmen in Kürze?

Das klingt erst einmal nach einer großen Umstellung, jedoch dürfte die meisten Wohnungsunternehmen beruhigen, dass zumindest im Bereich der Ausgangsrechnungen hinsichtlich der Wohnungsmietverträge nichts zu veranlassen ist und nur ein relativ kleiner Anteil z.B. im Bereich der Regiebetriebsleistungen gegenüber Dritten von den Neuregelungen betroffen ist.

Im Bereich des Rechnungseingangs ist vor allem der ERP-Systemanbieter in der Verantwortung, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, dass das System elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Hier sollten Sie als Wohnungsunternehmen jedoch ebenso tätig werden und sich über die Möglichkeiten durch Ihr Systemhaus beraten lassen. Oft werden mit solchen technischen Umstellungen auch kleinere oder größere prozessuale Änderungen z.B. in der Rechnungsprüfung einhergehen, die geplant, getestet und geschult werden sollten. Dabei werden die Änderungen für das Unternehmen umso größer, je analoger die Prozesse bisher ausgesehen haben. Falls bisher schon Rechnungen zu Beginn des Rechnungsprüfungsprozesses eingescannt wurden, um sie digital weiterzuverarbeiten, wird sich auch in Zukunft für elektronische Rechnungen im weiteren Prozessverlauf nicht viel ändern müssen.

Neben den gesetzlichen Bestimmungen bietet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die mit der Nutzung der E-Rechnung einhergeht, zahlreiche Vorteile, darunter die Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen, die Minimierung von Fehlern durch festgelegte Berechtigungseinstellungen in den ERP-Systemen und die Flexibilität in Arbeitsmodellen durch durchgehend digitale Prozesse.

Wie fast alle Transformation im Unternehmen geht jedoch auch diese mit Herausforderungen einher, wie z.B. Datenschutz- und Sicherheitsrisiken, sowie den Aufwand der Einführung, um „Prozesse neu zu denken“ und die damit verbundene Umstellung für Mitarbeiter. Daher rückt die Bedeutung der IT-Compliance deutlich in den Vordergrund. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, einschließlich Steuerrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Datenschutz und internen Richtlinien. Dies ist entscheidend, um den digitalen Wandel erfolgreich und rechtssicher zu gestalten. Besonders wichtig für die E-Rechnung sind die Vorgaben nach EN 16931, die die Struktur und das Format der elektronischen Rechnungen definieren.

Klingt komplizierter als so mancher Leser jetzt vielleicht denken mag, sollte er ein PDF-Dokument vor Augen haben, welches einfach das elektronische Abbild des Rechnungsdokuments enthält. Dabei handelt es sich nach Definition jedoch nicht um eine E-Rechnung, da diese Datei nicht maschinell, den Anforderungen entsprechend, weiterverarbeitet werden kann. Einige werden auch bereits eine PDF als E-Rechnung empfangen haben, ohne es zu bemerken, da die Datei im Inneren die erforderlichen Daten strukturiert enthalten hat, haben es aber ohne die erforderlichen Verarbeitungsschritte nicht bemerkt. Schließlich versenden einige größere Unternehmen bereits E-Rechnungen.

Die zulässigen Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Datensatz erstellt und übermittelt werden, um eine automatische Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Das digitale Abbild des Rechnungsdokuments als PDF-Datei ist dann zusätzlich dennoch enthalten, das für den menschlichen Betrachter weitaus einfacher gelesen werden kann als ein technischer Datensatz.

Was bedeuten XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung und ZUGFeRD sind beides elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland weit verbreitet sind, sich aber in einigen Merkmalen unterscheiden:

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das vor allem für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und gewährleistet eine maschinenlesbare Verarbeitung ohne zusätzliche visuelle Elemente.

ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument (lesbar für Menschen) mit eingebetteten XML-Daten (lesbar für Maschinen). Es ist flexibler als XRechnung, da es sowohl maschinelle als auch manuelle Verarbeitungen ermöglicht. ZUGFeRD wird häufig im B2B-Bereich eingesetzt.

Der Hauptunterschied liegt also in der Zielgruppe und der Art der Verarbeitung: XRechnung ist streng auf maschinelle Verarbeitung fokussiert, während ZUGFeRD sowohl maschinelle als auch manuelle Prüfungen unterstützt.

Ist eine E-Rechnung im Unternehmen angekommen, benötigt es entsprechende Workflows und Software, um diese weiterzuverarbeiten und hier können, wie anfangs erwähnt, einige interne Vorteile und Verbesserungen erreicht werden: Ein digitaler Rechnungsworkflow beschleunigt Standardvorgänge papierlos zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Alle Verarbeitungsschritte können digital abgebildet werden, die Freigabe der Rechnungen wird im ERP-System vorgenommen, überwacht und dokumentiert, die Zahlungsfreigabe erfolgt ebenso elektronisch und dank revisionssicherer digitaler Archiv-Lösung, wird das Rechnungsdokument im besten Fall automatisiert korrekt abgelegt.

In vielen Wohnungsunternehmen haben Betriebskostenrechnungen und Instandhaltungsrechnungen einen sehr hohen Anteil. Daher lohnt es sich, diese Rechnungsarten besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Durch Einführung eines Handwerkerportals zur elektronischen Auftragsübermittlung, wird gleichzeitig die E-Rechnung für teilnehmende Handwerker mit eingeführt, da diese über das Portal ihre Rechnungen direkt elektronisch erstellen und an den Auftraggeber übermitteln können. Die Verknüpfung zwischen Auftrag und Rechnung ist so automatisch gegeben, so dass das System direkt die korrekte Verbuchung der Rechnung im System vornehmen kann, was weitere Effizienzgewinne nach sich zieht.

Auch im Bereich der Betriebskostenrechnungen werden auf die Wohnungsunternehmen große Zeitersparnisse in der Erfassung zukommen, da hier oft die Rechnungen in sehr hoher Zahl empfangen werden, wie bspw. die Massenrechnungen der Stadtwerke, der Abfallwirtschaft oder der Grundsteuerbescheide. Eine Erfassung und Verarbeitung all dieser Rechnungen lässt sich kaum unverzüglich durchführen und nimmt dann oft Tage oder gar Wochen in Anspruch. Die Potenziale für Effizienzgewinne sind hier durch Nutzung von KI und Kontierungsregeln perspektivisch daher auch sehr hoch.

Die Umstellung auf E-Rechnungen und die Implementierung digitaler Rechnungsworkflows ergibt also nicht nur Sinn, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Effizienz und Sicherheit ihrer Abläufe deutlich verbessern und den Rechnungsdurchlauf deutlich beschleunigen. Zudem wird die Attraktivität für Mitarbeiter gesteigert, die einen modernen Arbeitsplatz und flexible Arbeitsmodelle erwarten. Die Einhaltung der IT-Compliance ist dabei jedoch unerlässlich, um rechtliche Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten.

Die vielleicht wichtigste Frage zum Schluss: Wie sollte das Thema am besten angegangen werden? Falls noch nicht geschehen, wäre ein Austausch mit dem ERP-Anbieter der erste Schritt, um in Erfahrung zu bringen, ob die eingesetzte ERP-Lösung in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen. Dies ist die Voraussetzung für alles weitere. Daraufhin sollte eine Digitalisierungsstrategie z.B. für die nächsten fünf Jahre formuliert werden. Ziele sollten dabei stets erreichbar sein, es muss nicht sofort alles umgesetzt werden. Prioritäten sollten dort gesetzt werden, wo sich die meisten Effizienzgewinne erzielen lassen. Auf diese Weise werden Erfolgserlebnisse schnell sichtbar, die für Transformationsprozesse unabdingbar sind.

Für Fragen rund um die E-Rechnung, IT-Compliance und digitale Workflows stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner bei Ihrem regionalen Prüfungsverband gerne zur Verfügung.