Zentrale Funktion des Jahresabschlusses ist die Information der Gesellschafter, Gläubiger und weiterer Adressaten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens. Je schneller und effizienter der Jahresabschluss erstellt werden kann, umso besser und ressourcenschonender ist der Prozess für die Unternehmen.

Die Jahresabschlusserstellung erfordert eine zuverlässige, vollständige und systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (möglichst bereits bei der erstmaligen Erfassung) gemäß den gesetzlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Weiterhin ist eine effiziente Planung und sorgfältige Durchführung der zur Abschlusserstellung erforderlichen Schritte entscheidend für eine termingerechte Aufstellung.

Die Praxis zeigt häufig, dass der jährlich wiederkehrende Prozess der Abschlusserstellung von Stress und Hektik geprägt und mit vielen manuellen Abstimmungsarbeiten verbunden ist.  Daher ist ein standardisierter und planmäßiger Ansatz unabdingbar.

Basis einer ordnungsgemäßen Jahresabschlusserstellung ist zunächst die möglichst abschlussgerechte Ersterfassung der Geschäftsvorfälle. Im Folgenden sind einige wichtige Schritte aufgezählt, die im weiteren Prozess der Jahresabschlusserstellung zu beachten sind:

• Abstimmung der Hauptbuchhaltung mit den Nebenbuchhaltungen
• Auflösung von Verrechnungskonten
• Überprüfung der zutreffenden Abgrenzung zwischen Herstellungskosten und Instandhaltungsaufwendungen
• Erstellung bzw. Aktualisierung von Bewertungen des Anlagevermögens (bei Neubauten bzw. nachträglichen Aktivierungen)
• Ermittlung bzw. Überprüfung von Nutzungsdauern von Anlagegegenständen
• Durchführung von Abschreibungsläufen
• Bewertung der Ansprüche aus abrechenbaren Betriebs- und Heizkosten
• Einzelbewertung weiterer Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens unter Beachtung des strengen Niederstwertprinzips.
• Abstimmung der Guthaben und Verbindlichkeiten bei Kreditinstituten gemäß Finanzbuchhaltungskonten bzw. der Nebenbuchhaltung mit den Saldenmitteilungen bzw. Bankbestätigungen.
• Sicherstellung der Vollständigkeit und zutreffenden Bewertung von Rückstellungen (z.B. anhand der Checkliste „ABC der Rückstellungen“, Auswertung der eingeholten Rechtsanwalts- und Steuerberaterbestätigungen).
• Vollständige und periodengerechte Erfassung der Eingangsrechnungen (Festlegung Buchungsschluss, Erfassung nachlaufender Rechnungen als Rückstellung, Abstimmung von erteilten Aufträgen und bereits erfassten Eingangsrechnungen)
• Erstellung der Abschlussbuchungen
• Aufstellung von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Anhang

Für den internen Ablauf des Jahresabschlusserstellungsprozesses sollte für die einzelnen Arbeitsschritte eine Terminplanung in Form eines Aufgaben- und Terminplans implementiert sein sowie die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter benannt werden. Zur Terminierung ist eine retrograde Vorgehensweise von Vorteil, die die Fertigstellungstermine für den Jahresabschluss im Blick hat. Im Prozessablauf sollte weiterhin sichergestellt werden, dass Abschlussbuchungen ausschließlich in der dafür vorgesehenen Buchungsperiode (z.B. Perioden 13 ff.) und von dazu berechtigten Mitarbeitenden vorgenommen werden können.